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Preparamos un evento...


Toda organización de un evento independientemente de su índole requiere una planificación dónde hay que tener en cuenta numerosos detalles e incluso prever o solucionar posibles incidencias que puedan surgir.

Cabe destacar que desde que el cliente sugiere la idea hasta su puesta en práctica hay que pasar por un proceso que en Rasufilm dividimos en 3 etapas:

1. Propuesta del cliente.
2. Producción.
3. Post-producción. 

En la primer etapa nos centraremos en estudiar la idea del cliente, el resultado deseado, público objetivo a que desea dirigirse, etc. También podemos definirlo como briefing. Y una vez tengamos clara la idea debemos de proporcionarle al cliente una propuesta económica en base a ello.

Posteriormente procederemos a encargarnos de realizar las gestiones oportunas relacionadas con el evento en cuestión; seleccionar su ubicación, logística, transportes, organizar traslados y viajes, alojamientos, reserva de catering o restauración, programación de actividades, decoración, servicios audiovisuales o de sonido, etc. En paralelo otros departamentos se encargarán del diseño de invitaciones, cartelería, comunicación, etc.

Unas semanas previas a la celebración del evento realizamos junto con nuestro cliente la denominada “visita de inspección” en la ubicación dónde llevaremos a cabo el evento.

E igualmente los días previos a la celebración del mismo es conveniente realizar una reunión previa con el personal, y en el desarrollo del mismo habrá coordinar todo para que se desarrolle según lo previsto y hacer frente a posibles incidencias que puedan surgir de forma de que los asistentes no sean conscientes de ellas.

Una vez realizado el evento, estaríamos en la tercera fase, de post-producción o cierre del evento, dónde evaluaremos mediante el feedback o informe final que obtengamos valoraremos si los resultados obtenidos han sido los esperados obteniendo además conclusiones útiles para la realización de próximos eventos con dicho cliente.

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